Einsätze (Dispo und Abrechnungen)
Automatische Prolongation anhand der Spieltage
Sie können Neuaufnahme und Prolongation automatische Prolongationen für mehrere Wochen anhand der Spieltage durchführen.
Beim Klicken auf OK werden Sie gefragt, ob Sie den Einsatz automatisch für drei Wochen (21 Spieltage) anlegen wollen.
Wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten, werden beim Schließen drei Einsätze mit den entsprechenden Druckjobs angelegt. Eine Woche 1 und zwei Prolongationen.
Bei den Prolongationen wird die Garantie auf 0,00 gesetzt, es sei denn, es handelt sich um einen Festpreis.
Sie können die Automatische Prolongation anhand der Spieltage im Menü Konfiguration ein – bzw. ausschalten.
Leihmietstaffeln
Sie können unter Stammdaten Film für jeden Film eine Leimietstaffel definieren, die festlegt, welche Leihmiete in welcher Woche zur Geltung kommt.
Die Eingabe in die Tabelle kann mit folgenden Tastenbefehlen gesteuert werden.
Jede Tastatureingabe oder das Drücken von F2 aktiviert die Eingabe in eine Zelle, das heißt ein Cursor zum Editieren des Inhalts wird in der Zelle angezeigt.
Mittels der Tasten Tab oder Return schließen Sie die Eingabe in der Zelle ab und springen in die nächste Zelle. Dabei wird am Ende der Tabelle eine neue Zeile eingefügt.
Befindet sich die Tabelle im Zeilenmodus (kein Cursor ist aktiv), dann wird mit der Einfügen-Taste eine Zeile eingefügt, mit der Löschen-Taste wird die aktuelle Zeile gelöscht.
Sie müssen die Wochen nicht in der richtigen Reihenfolge eingeben, die richtige Sortierung erfolgt beim Speichern der Tabelle automatisch.
Einsätze in anderen Ländern
Andere Verleihländer unterscheiden sich im Wesentlichen durch den Beginn der Spielwoche (Österreich am Freitag, Belgien am Mittwoch) und die Abrechnungsweise seitens der Theater.
Spielbeginn am Freitag:
Großbritannien, Norwegen, Österreich, Schweden
Spielbeginn am Mittwoch:
Belgien, Frankreich
Um diese wichtige Unterscheidung zu unterstützen, enthalten einige Masken eine Länderauswahl.
Zuordnung eines Bezirks zu einem Verleihland.
Bevor Sie Orte in einem neuen Verleihland erstellen können, müssen Sie für das Verleihland einen Bezirk anlegen. Jedes Verleihland muss einen Bezirk haben. Im Zweifelsfall heißt der Bezirk genauso wie das Verleihland. Erstellen Sie einen neuen Bezirk und wählen Sie das entsprechende Land aus der Liste aus. Falls das von Ihnen gewünschte Land nicht verfügbar ist, dann bitte Mail an VerleihStudio-Support schreiben.
Fügen Sie im Modul Ort beliebig viele Orte für diesen neuen Bezirk hinzu.
Anschließend können Sie diese Orte bei der Adresseingabe von Theatern und Betreibern verwenden.
Bei Neuaufnahme eines Einsatzes wird die Spielwoche für Österreich (Beginn am Freitag) und Belgien (Beginn am Mittwoch) automatisch angepasst, sofern dieses Land ausgewählt wurde.
Bei Abrechnungen haben Sie die Möglichkeit Brutto- (Kasse/Boxoffice) und Nettoeinnahmen des Theaters einzugeben. Die resultierenden Abgaben werden automatisch berechnet.
Bei Filterungen wird die Spielwoche entsprechende der Landauswahl angepasst. Ist kein Land angegeben muss immer der Donnerstag der jeweiligen Spielwoche angegeben werden, um Einsätze in Ländern mit abweichender Spielwoche zu finden.
VerleihStudio speichert intern den Beginn der Spielwoche immer am Donnerstag, auch wenn - wie in Belgien - der Starttermin bereits am Mittwoch, oder erst - wie in Österreich - am Freitag liegt.
Deutschland
Österreich / Südtirol
Sonstige Länder
VerleihStudio lässt die Neuzuordnung eines Ortes oder Bezirks in ein anderes Land nicht zu, wenn bereits Einsätze für diesen Bezirk erfasst worden sind.
Das liegt daran, dass unterschiedliche Länder unterschiedliche Abrechnungsmethoden und eventuell einen anderen Spielwochenbeginn haben.
Eine Verschiebung kann nur von uns per Script durchgeführt werden. Dies berechnen wir zum üblichen Stundensatz.
Wichtig:
Nach der Verschiebung ist es möglicherweise nicht mehr möglich, den Termin eines Einsatzes zu bearbeiten, da der Termin in eine andere Spielwoche verschoben wurde. Überprüfen Sie nach der Verschiebung die Abrechnungen der einzelnen Einsätze.
Außerdem ändert sich die FFA Meldung für bereits gemeldete Monate! Das liegt daran, dass die Einsätze nicht mehr in Deutschland stattgefunden haben, sondern in einem anderen Land, für das keine Besucher an die FFA gemeldet werden.
Prolongation sperren
VerleihStudio bietet die Möglichkeit Einsätze abzuschließen. Ein abgeschlossener Einsatz kann nicht mehr prolongiert werden. Weder in Einsatzmaske, noch in Boxoffice-Modul, noch bei Massenprolongation.
Um Einsätze für die Prolongation zu sperren, verwenden Sie die Schaltfläche Prolongation sperren. Beim Einsatz erscheint dann die Anzeige ABGESCHLOSSEN. Die Schaltfläche für Prolongation wird für diesen Einsatz deaktiviert, bzw. wird beim Versuch eine Prolongation zu erzeugen ein Fehler gemeldet. Falls ein Einsatz bereits prolongiert wurde, schlägt "Prolongation sperren" fehl.
Ein abgeschlossener Einsatz kann über die Schalfläche Sperre aufheben wieder aktiviert werden.
Wichtig:
Da es in einer Mehrbenutzerumgebung nicht ganz auszuschließen ist, dass zufällig ein Einsatz prolongiert wird und "Prolongation sperren" gewählt wird, ist es für die Rücklaufliste ausschließlich entscheidend, ob ein Einsatz tatsächlich prolongiert wurde oder nicht.
Abrechnungen als Steuergutschriften
In der Regel stellt der Betreiber dem Verleih eine Steuer-Gutschrift für einen gespielten Einsatz aus, anstatt dass der Verleiher nach Eingang der Abrechnung eine Rechnung stellt.
Die Steuer-Gutschrift des Betreibers gilt in diesem Fall als Rechnung.
Dieser Vorgang erspart beiden Seiten viel Arbeit.
Voraussetzung ist, dass sich beide Parteien über die Art und Weise der Berechnung der Leistung einig sind.
Wenn es bei Abrechnungen mit einem Betreiber häufig Uneinigkeit hinsichtlich des Rechenwegs gibt, sollte der Vorgang der "Steuer-Gutschrift" nicht mehr verwendet werden. Stattdessen sollte nach Eingang der Abrechnung eine Rechnung mit Rechnungsnummer gestellt werden.
Der Vorteil der Steuer-Gutschrift liegt in der unkomplizierten Rechnungserstellung und der vereinfachten buchhalterischen Verwaltung.
Im Fall eines Rechenfehlers seitens des Betreibers kann der Verleih Widerspruch gegen die Abrechnung des Betreibers einlegen.
Dies ist die sogenannte "Abrechnungskorrektur", oder als "Widerspruch zur Abrechnung" bezeichnet.
Sie benennt den Fehler im Rechenweg.
Diese Abrechnungskorrektur (bzw. der Widerspruch) ist keine Stornorechnung, die buchhalterisch als Differenz zu verbuchen wäre.
Die Stornierung und Korrektur der fehlerhaften Zahlen obliegt dem Betreiber und muss in seinem Buchhaltungsprogramm durchgeführt werden, inklusive der Erstellung der entsprechenden Dokumentation.
Eingabe von Abrechnungen
Das Belegdatum steht für das Datum, an dem das Theater die Abrechnung geschickt hat oder ein Zahlungseingang auf dem Konto eingegangen ist.
Unter dem Belegdatum sehen Sie bis zu welchem Zeitraum die Buchhaltung abgeschlossen ist.
Sie können jederzeit Belege mit einem niedrigeren Belegdatum eingeben, die Verbuchung findet aber nach dem abgeschlossenen Zeitraum statt. Somti wird sichergestellt, dass vergangene FFA – Meldungen, Steuer Meldungen, Lizenzabrechnungen und Offenen Posten- (Stand Zum) nicht nachträglich verändert werden.
Weitere Informationen zu Beleg- und Buchungsdatum finden Sie im Kapitel Beleg- und Buchungsdatum bei der Buchhaltung
Eingabe von Zuschlägen und Abzügen
Eingabe von Zahlungen
Belegdatum und Buchungsdatum
Das Belegdatum entspricht dem Datum des Zahlungseingangs auf dem Kontoauszug. Es wird verwendet, um Verzugszinsen zu berechnen.
Das Belegdatum entspricht dem Datum auf der Abrechnung des Kinos oder dem Zahlungseingang auf Bankauszug. Es hat vor allem informativen Charakter. Bei Zahlungen wird das Belegdatum verwendet, um Verzugszinsen zu berechnen.
Wenn Sie bei der Verzugszinsberechnung angefallene Zinsen unterhalb eines bestimmten Betrages gar nicht berechnet haben möchten gehen Sie in die Stammdaten des Verleihs.
Das Feld "kein Vzins bis" definiert den Betrag, bis zu dem (exklusive) keine Verzugszinsen berechnet werden, also wenn Sie z.B. nur Verzugszinsen von 5 Euro und darüber berechnen lassen möchten, geben Sie in diesem Feld 5 ein.
Rechnungen und Rechnungsnummern
Rechnungserstellung:
Manchmal wollen Sie nach Eingang der Abrechnung eine Rechnung erstellen. Dies dürfte vor allem bei Auslandseinsätzen interessant sein.
Sie können dies auf der Abrechnungsmaske bewerkstelligen.
Wählen Sie Bei OK Rechnung erstellen aus.
Geben Sie unter Belegdatum das Rechnungsdatum ein. In der Regel sollte dies das aktuelle Datum sein.
Geben Sie unter Rechnungsnummer eine Rechnungsnummer ein, oder lassen Sie sich über die Schaltläche Neu von VerleihStudio eine Nummer vorschlagen. VerleihStudio schlägt aufgrund des Jahres des Belegdatums eine fortlaufende Nummer vor. 
Wichtig:
Wenn Sie unter Stammdaten/Verleih mehrere Verleihe/Mandanten verwalten und Sie möchten, dass jeder Verleih seinen eigenen Nummernkreis hat, bitte Mail an support@verleihstudio.de schreiben.
Anzeige der Rechnung
Nach dem Speichern der Abrechnung sehen Sie die Rechnungsnummer auf der Detailmaske.
Beachten Sie die zwei Teile der Rechnungsnummer:
Laufende Nummer-Jahr
Wenn Sie die Anzeige der Rechnungsnummer geändert haben wollen, bitte Mail an support@verleihstudio.de schreiben.
Auf der Dokumentseite sehen Sie jetzt, dass es eine ungedruckte Rechnung gibt
Sie können die Abrechnung, die Rechnungsnummer und das Belegdatum solange ändern, bis die Rechnung über die Druckjobs gedruckt wurde.
Überprüfung von Rechnungsnummern und Belegdatum vor dem Ausdruck
Im Modul GRIM finden Sie bei den Beispielreports/Buchhaltung den Report Rechnungsnummern überprüfen, der Ihnen eine Auflistung der Rechnungen mit Belegdatum und Rechnungsnummer ausgibt. Sie können diesen Report verwenden, um die Vergabe der Rechnungsnummern vor dem Ausdruck auf Richtigkeit zu überprüfen.
Wenn Sie diesen Report nicht finden, dann bitte ein Mail an support@verleihstudio.de schreiben. Wir spielen den Report dann auf Ihr System auf.
Stornierung oder Freischaltung von gedruckten Rechnungen
Nach dem Ausdruck über die Druckjobs ist die Abrechnung gesperrt. Sie kann dann nicht mehr geändert oder storniert werden.
Sie haben jetzt die Möglichkeit eine Stornorechnung zu erstellen. Sobald diese dann über die Druckjobs ausgedruckt wurde, kann der Einsatz wieder normal bearbeitet werden.
Bitte beachten Sie, dass eine Stornorechnung genauso wie eine Rechnung eine fortlaufende Nummer und ein fortlaufendes Belegdatum haben muss.
Sie können auch die Bearbeitung einer bereits gedruckten Rechnung wieder freigeben. Bitte beachten Sie, dass dies nur zulässig ist, wenn Sie noch Zugriff auf die Rechnung haben und diese den Kunden noch nicht erreicht hat.
Stammdaten für Rechnungen
Wenn Sie wünschen, dass für ein bestimmtes Verleihland immer Rechnungen geschrieben werden, können Sie das unter Stammdaten/Verleihländer einstellen
Aufbau von FFA-Nummern
Offizielle Beschreibung:
Nomenklatur der FFA- Leinwandnummern
Seit 1999 wird ein -gemeinsam mit den Branchenverbänden HdF und VdF entwickeltes -neues Nummernsystem für die Leinwände eingesetzt.
Die 8-stellige Nummer setzt sich wie folgt zusammen: XX YYYY ZZ
XX - Bundesland
YYYY - Spielstätte
ZZ - Leinwand
1. Für die ersten beiden Stellen (XX) wird dabei die Nummerierung des Statistischen Bundesamtes (1-16) übernommen.
2. Die Spielstätten (YYYY) sind, mit 1.000 beginnend, deutschlandweit fortlaufend nummeriert.
3. Die Leinwände werden pro Spielstätte mit 01 beginnend fortlaufend nummeriert.
Für den täglichen Geschäftsverkehr ist für die eindeutige Identifizierung der Leinwand lediglich die Angabe der letzten 6 Nummern (Spielstätte und Leinwand) erforderlich. Die Nutzung dieser 6-stelligen Nummer hat sich in der Praxis seit der Einführung des neuen Systems durchgesetzt. Lediglich bei Bedarf können für statistische Zwecke die ersten beiden Nummern hinzugezogen werden.
Die Nummernvergabe erfolgt ausschließlich durch die FFA bei erstmaliger Eröffnung einer Leinwand. Die Nummern bleiben pro Spielstätte und Leinwand auch nach Betreiberwechsel, Schließungen, Änderung des Leinwandnamens etc. erhalten. D.h. z.B. dass nach einem Umbau die Bezeichnung der Leinwand (Bsp. Bezeichnung nach dem Umbau: Apollo 4, ehemals Leinwand 01) nicht mit der Leinwandnummer (bleibt 01) korrespondieren muss.
Die Zuordnung der Leinwand zum Betreiber erfolgt wiederum über eine 4-stellige Inhabernummer, die dem Betreiber bei seiner Neueröffnung mitgeteilt wird. Auch diese Nummer wird ausschließlich durch die FFA vergeben. Lediglich bei Gründung eines neuen Betriebes wird eine neue Nummer vergeben; bei reinen Umfirmierungen wird die alte Inhabernummer beibehalten.
Wichtig
Die FFA-Nummer des Bundeslandes wird laut FFA in der Praxis nicht mehr benutzt, so daß die Nummer nunmehr sechsstellig ist (YYYYZZ Bsp für Leinwandnummer-Nr.: 567801 Inhabernummer: 6789).