Kontakte/Ansprechpartner

Zuordnung von Kontakten bei Theater, Betreiber und Konzern

Ansprechpartner werden in den Modulen Konzern, Betreiber und Theater unter dem Reiter Kontakt angezeigt.

Hier wird auch gezeigt, in welcher Rolle der Ansprechpartner tätig ist. Es gibt Ansprechpartner im Büro, für Buchhaltung, Disposition und andere Rollen.

Kontakte im Modul Theater

Auf dem Kontaktreiter des Theaters sehen Sie alle Kontakte des Theaters. Zudem sehen Sie alle Ansprechpartner des jeweiligen Konzerns und des Betreibers.

Beim Theater gibt es zwei unterschiedliche Rollen:

Theaterbüro und Dispokontakt.

Der Bürokontakt wird mittels Theater/Stammdaten/Bearbeiten bearbeitet.

Der Bürokontakt funktioniert auch als Dispokontakt, sofern kein eigener Ansprechpartner für die Disposition angelegt wurde. Der Dispokontakt erhält alle TB-Versände, sofern in den Stammdaten die Option „TBs an Theater“ oder „TBs an Theater an Betreiber/Theater“ eingestellt ist.

Im folgenden Beispiel übernimmt Helga Meer sowohl das Büro als auch die Disposition in dem Theater Atlantik Kinos.

Im folgenden Beispiel übernimmt Helga Meer nur das Theaterbüro. Die Disposition soll Martin Wimmer übernehmen

Um Martin Wimmer als Dispokontakt zu erstellen wählen Sie Kontakt/Neuaufnahme

Jetzt kann ein neuer Kontakt mit der Rolle Disposition angelegt werden.

Die Disposition übernimmt jetzt der neue Kontakt Martin Wimmer, Helga Meer leitet weiterhin das Büro.

Im folgenden Beispiel soll das Betreiberbüro alle Aufgaben im Theater übernehmen. Es gibt beim Theater keinen eigenen Kontakt, weder für Büro noch für Disposition..

Wählen Sie den Kontakt für Betreiberbüro und klicken Sie auf Kontakt/Bearbeiten.

Weisen Sie dem Betreiberkontakt die Rollen Theaterbüro und Disposition zu.

Der Betreiberkontakt übernimmt nun alle Rollen im Theater.

Kontakte im Modul Betreiber

Auf dem Kontaktreiter des Betreibers werden die Kontakte des Betreibers (Büro, Social Media, Buchhaltung etc.) angezeigt, sowie alle Ansprechpartner seiner Theater und des übergeordneten Konzerns angezeigt.

Beim Betreiber gibt es Kontakte für das Büro und die Buchhaltung. Darüber können Ansprechpartner für externe Disposition, Marketing und Social Media angelegt werden.

Mahnungen, Rechnungen usw. werden immer an den Ansprechpartner Buchhaltung verschickt.

Wenn bei den Theatern des Betreibers TB schicken an Betreiber eingestellt ist, dann werden TBs an das Betreiberbüro verschickt.

Der Bürokontakt (und ggf. Buchhaltungskontakt) kann über Betreiber/Stammdaten/Bearbeiten editiert werden.

Um für Buchhaltung einen eigenen Ansprechpartner anzulegen, wählen Sie Kontakt/Neuaufnahme.

Jetzt gibt es einen jeweils eigenen Kontakt für Büro und Buchhaltung.

Im nächsten Beispiel ist Willi Groß ein Allgemeiner Konzernkontakt. Willi Groß wird bei allen Betreibern des Konzerns angezeigt. Somit kann er leicht als Ansprechpartner für Social Media, Marketing oder Externer Dispokontakt bei allen Betreibern des Konzerns zugordnet werden.

Kontakte im Modul Konzern

Auf dem Kontaktreiter des Konzerns werden alle Ansprechpartner des Konzerns, sowie alle Kontakte seiner Betreiber (Büro, Buchhaltung etc.) angezeigt.

Für den Konzern können Sie einen Bürokontakt und einen (oder mehrere) Allgemeine Konzernkontakte anlegen.

Der Bürokontakt kann über Betreiber/Stammdaten/Bearbeiten editiert werden.

Ein Allgemeiner Konzernkontakt wird bei allen Betreibern und Theatern dieses Konzerns angezeigt und kann bei einzelnen Betreibern auf einfache Weise unterschiedlichen Funktionen zugeordnet werden. So kann zum Beispiel ein Allgemeiner Konzernkontakt im Konzern angelegt werden und dann bei einzelnen Betreibern als Ansprechpartner für Marketing, Social Media oder als Externer Dispokontakt aktiviert werden.

Um einen Allgemeinen Konzernkontakt anzulegen, wählen Sie Kontakt/Neuaufnahme.

Externer Dispokontakt beim Betreiber

Bei vielen Betreibern gibt es einen einheitlichen Kontakt, der für alle diese Betreiber die Disposition übernimmt.

Für diese Funktion gibt beim Betreiber den „Externen Dispokontakt“.

Diesem Kontakt kann über das Menü Einsatz/Im eTransfer Format mailen eine Mail mit allen Einsätzen seiner Betreiber geschickt werden.

Im obigen Beispiel bekommt Anton König eine eTransfer - E-Mail mit Einsätzen der nächsten Spielwoche geschickt.

Um einem Betreiber einen externen Dispokontakt zuzuordnen, empfehlen wir zu überprüfen, ob es diesen Kontakt im Modul Kontakt bereits gibt.

Im Beispiel oben haben wir den Kontakt Anton King gesucht.

Diesen Kontakt kopieren wir in die Zwischenablage, indem wir auf die Schaltfläche Kontakt merken klicken.

Gehen Sie nun zum Betreiber, dem Sie Anton King als externen Dispokontakt zuordnen wollen. Stellen Sie sicher, dass Anton King unter Kontakt aufgeführt ist, dann klicken Sie auf Hinzufügen/Dispo (Extern).

Solange sich der Kontakt Anton King in der Zwischenablage befindet, können Sie weitere Betreiber auswählen, denen Sie Anton King als Dispo (Extern) auf diese Weise zuordnen wollen.